Outlookin sähköinen kalenteri on yksinkertainen ja arkea helpottava tapa aikatauluttaa, järjestää etä-ja lähitapaamiset sekä organisoida omaa arkea työympäristössä. Voit osallistua sekä luoda itse tapaamisia kalenteriin nopeasti ja helposti sekä asettaa itselle yksityisiä muistutuksia. Tarvittaessa voit myös luoda toistuvia tapahtumia Esim. viikkopalavereita samalla päivälle ja ajalle niin, ettei tarvitse luoda joka kerta uutta tapahtumaa.

 

Outlookin sähköinen kalenteri toimii synkronoidusti Teamsin kanssa, joten Teamsissa luodut tapahtuvat synknoituvat automaattisesti sähköiseen kalenteriin, sekä niistä tulee automaattinen ilmoitus sähköpostiin.

• • Outlookin kalenterissa pystyy luomaan kalenteriin tapahtumia seuraavasti
    • Omat muistiinpanot/kalenterimerkinnät
    • Sinut kutsutaan tapahtumiin (videokokoukset, tapahtumat, kokoukset)
    • Voit luoda omia tapahtua ja liittää sihen tilan, kokouslinkin, ajan, paikan jne.
    • Voit osallistua/sinut kutsutaan ryhmään, jonka tapahtumat siirtyvät sinun kalenteriisi automaattisesti. Voit myös suodattaa ryhmän tapahtumat omaan kalenteriin tai pois kalenterista
    • Voit luoda Schedulesta itsellesi tapaamisaikoja, joihin oppilaat voivat käydä ilmoittautumassa esim. ohjausta varten
  • Kalenteri on helppo tapa olla unohtamatta sovittuja tapaamisia, sillä kutsut lisäytyvät automaattisesti omaan kalenteriin, vaikka niitä ei hyväksyisikään
    • Kutsuista tulee ilmoitus sähköpostiin, jossa voit tarvittaessa ilmoittaa osallistumisesi
    • Jos vastaat ei, kalenterimerkintää ei tule
    • HUOM! Jotta kutsun luoja välttyy spämmiltä, älä vastaa tapahtuman ilmoitusviesteihin mitään. Varsinkin jos luodaan esim. Viikottaisia tapahtumia tai tapahtumaan on kutsuttu paljon ihmisiä.
  • Tapahtumiin voi lisätä paljon tietoa, esim. Tapahtumapaikka, oheismateriaalit/tiedostot, tapahtuma-aika. Linkki videokeskusteluun jne.
  • Teams/Schedule ilmoittaa, kun tapahtumaan on 15 minuuttia aikaa tai joku on aloittanut tapahtuman verkossa.

 

Tapahtuman luominen kalenteriin

• Klikkaamalla kalenterista haluttua ajankohtaa aukeaa ikkuna, johon voit täyttää tarvittavat tiedot
• Tietoja ovat:
  • Otsikko
  • Osallistujat, jotka löytyvät sähköpostiosoitteella (osallistujat saavat sähköpostiin ilmoituksen)
  • Päivämäärä ja kellonaika sekä kesto
  • Tapahtumapaikka. Voit myös valita Teams-kokouksen tapahtumapaikan lisäksi
    • Teams-kokoukseen voi liittyä suoraan kalenterin tapahtumasta sen alkaessa
  • Liitteet sekä kuvaus tapahtumasta esim. ennakkomateriaali, diat jne.

Voit myös lisätä tapahtuman jaettuun kalenteriin, jolloin se tulee jakamattakin saman jaetun kalenterin omistajille.

 

Lisätietoja Outlookin sähköisen kalenterin käytöstä täältä